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Espacio dedicado a la publicación de artículos relacionados con la activiadad de la empresa RolN@ Online sobre temas de gestión administrativa e informática.

Redactar y presentar correctamente los documentos de nuestra empresa

DocumentosPostado por José Navarro Roldán 04 sep, 2014 13:33

La redacción

La importancia de expresarnos correctamente excede el ámbito oral requiriendo adaptar nuestro “registro” a la circunstancia concreta.

En el mundo empresarial, en los negocios, la forma de redactar nuestros documentos puede marcar la diferencia entre dar una imagen profesional, o, por el contrario, de falta de interés, bajo nivel cultural o escasa preparación, lo que, sin duda, nos restará oportunidades de negocio.

Vaya por delante que la cualificación de mi opinión se reduce a la de un mero usuario del lenguaje, preocupado por expresarse de la forma más correcta posible. No soy lingüista, profesor, ni periodista, sino un simple lector y escritor aficionado.

Cuando hablo de documentos” me refiero a cualquier expresión escrita de nuestra empresa: desde una anotación para un compañero, hasta un recado que tomemos sobre una visita o una llamada, pasando por un correo electrónico, carta de presentación, informe, memoria, o nota de acompañamiento de una mercancía.

¿Qué pensaríamos si leyéramos un Currículo de un Doctor con cinco Másters con faltas de ortografía?, ¿o si nos presentan una factura escrita a mano y mal expresada?. Si entramos en la Página Web de una empresa, vemos su catálogo o uno de sus folletos con lenguaje descuidado, un diseño deficiente o una mala maquetación, seguramente genere en nosotros desconfianza a la hora de contratar sus servicios.

Son muchas las circunstancias que pueden hacernos descuidar nuestra expresión escrita, pero debemos considerar que dedicar unos minutos a revisar lo que hemos redactado, puede marcar la diferencia entre transmitir confianza o recelo.

La falta de corrección no se refiere únicamente a cometer faltas de ortografía que, en menor medida de lo que puede pensarse, subsanan los correctores de los procesadores de texto; sino también a los errores al componer las frases, el uso incorrecto de las pausas, de los párrafos y del léxico.

Utilizar un lenguaje excesivamente farragoso, con rodeos o con demasiados adornos para expresar lo que diríamos en un par de frases breves, tampoco ayuda a conseguir un documento que nos invite a su lectura.


Recomendaciones

Por todo ello, debemos cuidar nuestra expresión escrita teniendo en cuenta determinados elementos:

· Claridad y concisión. “Lo bueno, si breve, dos veces bueno”

Salvo que se trate de un escrito literario, donde debemos lucir nuestras capacidades lingüísticas, trataremos se ser escuetos presentando el mensaje de la forma más clara y breve posible.

· Cuidar la ortografía

Además de las faltas que todos tenemos en mente y que en algunas ocasiones “caza” el corrector ortográfico de nuestro procesador, debemos considerar como MUY IMPORTANTE el uso adecuado de los signos de puntuación y las tildes.

Tildes: imprescindibles para poder leer bien los textos. Su omisión denota desinterés en el mejor de los casos, e ignorancia en el peor.

Punto y seguido si continuamos con la misma idea; y aparte si cambiamos. Todas las frases finalizan con un punto excepto los títulos.

Coma: situaremos las pausas necesarias para leer sin ahogarse…

Punto y coma: pausa para respirar un poco más, pero continuando con el contenido anterior.

Interrogaciones y exclamaciones: en castellano se abren y se cierran. Su uso correcto dice sobre nosotros que estamos mínimamente formados y que nos preocupamos por que los demás nos entiendan.

Desconfiar de los correctores ortográficos de los procesadores.

Comillas: cuando queramos escribir alguna incorrección, o utilizar términos inventados, adaptados, etc., los pondremos entre comillas. P.e. me encanta cuando Pérez Reverte se refiere a los franceses como los “anfandelapatrí”, recordando el sonido en francés de los “enfants de la patrie”.

· Cuidar el léxico

En la expresión oral nos adaptamos al lenguaje del foro en que nos encontremos. Pero en la escrita, dado su carácter de mayor permanencia y la posibilidad de que llegue a más personas, según mi opinión, no rige este principio de la misma forma. Claro está, si nos preocupa mínimamente la imagen que podamos dar.

Trataremos de no utilizar vulgarismos ni palabras malsonantes, de no repetir términos, de evitar tópicos y de usar palabras de nuestra lengua con preferencia sobre los extranjerismos. Y si nos viéramos forzados a utilizarlos, hacerlo correctamente.

También debemos tener en cuenta que las expresiones coloquiales no deben utilizarse en el lenguaje escrito de negocios, salvo contadas excepciones.

La presentación

No menos importante es la presentación visual de los documentos, que contribuye de manera importante a hacernos atractivo un texto o, por el contrario, a evitar que lo leamos.

Escribir todo un texto en mayúsculas, además de ser una aberración visual, consigue con toda seguridad que no lo leamos, salvo por algún motivo de fuerza mayor.

Párrafos excesivamente largos, letra demasiado pequeña o demasiado grande, ausencia de las pausas adecuadas, falta de títulos y subtítulos pueden convertir una obra maestra de la literatura en un martirio insufrible cuya lectura evitemos sin pensárnoslo dos veces.

Recomendaciones

Pueden ayudarnos el uso de varios colores en las fuentes, la combinación de realces como la negrita, la cursiva y el subrayado, cambiar de tamaño las fuentes según su jerarquía, e incluso, dependiendo de la naturaleza del documento en cuestión, la inclusión de imágenes.

La alineación y la distribución del texto sobre el papel también juegan un papel importante en lo visual; al margen de tendencias, modas o manías personales, parece que un texto con alineación justificada pueda ser una buena opción sin suponer una regla fija.

Los interlineados y la separación entre los párrafos ayudarán a presentar el texto de manera más clara y apetecible a nuestra vista; las sangrías romperán la monotonía de los textos largos, y el uso de listas numeradas y viñetas contribuirá significativamente a aclarar los contenidos que deseemos transmitir.

SMS y WhatsApp

No quiero terminar este artículo sin hablar, aunque sea brevemente, sobre ese “infra lenguaje” que muchos utilizan en los mensajes de texto o SMS (en vías de extinción) o cuando “guasapean”. La justificación es clara: el ahorro de pulsaciones dada la incomodidad del medio empleado.

Pero las abreviaturas que usan no siguen ninguna regla y cada cual (o cada grupo) se inventa las suyas, lo que puede suponer un gran esfuerzo de descifrado para cualquiera que no pertenezca al entorno del emisor y llevarnos a una Torre de Babel.

Creo que debemos huir de esta forma de expresarnos y utilizar todo lo anteriormente expuesto también en nuestro móvil cuando de negocios se trata, sin perjuicio de la brevedad que el medio nos exige. Recordad que practicar la incorrección nos conduce irremediablemente a su comisión.

Conclusión

Sin ánimo de haber abordado exhaustivamente el tema, espero no haberos aburrido y, aunque no lleguemos a escribir como Cervantes, seguro que estas breves recomendaciones contribuirán a poner en valor la expresión escrita como una buena tarjeta de presentación de nuestra empresa.

Nota: como el editor del presente Blog no me permite presentar el texto como a mí me gustaría, podéis bajaros el documento en pdf dejándome vuestro e-mail indicando "documentos correctos" para que veáis cómo puede cambiar el aspecto a poco que pongamos en práctica lo apuntado más arriba.


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