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Sobre el blog

Espacio dedicado a la publicación de artículos relacionados con la activiadad de la empresa RolN@ Online sobre temas de gestión administrativa e informática.

Aprovechar la “Nube” en nuestra PYME

InformáticaPostado por José Navarro Roldán 09 mar, 2014 20:32

¿Qué es la Nube o Cloud?

Se trata de una nueva forma de usar la informática; hasta hace muy poco teníamos, y en gran parte seguimos teniendo, instalados en nuestros ordenadores los programas que usamos, así como en nuestros discos duros y otros soportes físicos locales nuestros ficheros.

La Nube supone que tanto los programas como los ficheros estén en Internet, de manera que no necesitemos instalar los programas en nuestros PCs, ni sus correspondientes actualizaciones, y que nuestros datos estén siempre disponibles en la Nube, que no es otra cosa que un conjunto de servidores conectados a Internet donde se almacena toda esta información.

Esto nos permite utilizar programas siempre actualizados desde cualquier equipo conectado a Internet, y acceder a nuestros datos también desde cualquier lugar con la posibilidad añadida de compartirlos con otras personas. Esto último supone un enorme ahorro de tiempo y dinero porque a nivel empresarial permitirá, por ejemplo, que los tres departamentos implicados en un proyecto determinado trabajen simultáneamente en el mismo fichero, sin necesidad de que cada uno finalice su parte para que pueda comenzar el otro. Además, el acceso puede realizarse desde cualquier dispositivo con conexión a Internet: PC, tableta, smartphone, smart tv, videoconsola, etc.


Servicios que se ofrecen

· Correo electrónico: ya masivamente utilizado por todos en sus versiones gratuitas, pero llegando un poco más lejos y ofreciendo características profesionales que aumentan la seguridad en las versiones de pago.

· Calendario: se trata de una agenda electrónica que permite la interacción y participación de varios usuarios de una misma empresa, grupo o colectivo en general.

· Sistema de comunicaciones para compartir información instanténeamente a través de videoconferencia, chat y accesos remotos.

· Ofimática: utilización de las aplicaciones más comunes desde la Nube como procesador de textos, hoja de cálculo, presentaciones, base de datos, etc.

· Almacenamiento: posibilidad de disponer de un espacio para almacenar nuestros ficheros tanto sincronizados con nuestro equipo, como a modo de copia de seguridad.

Características

Aunque el tema nos llevaría mucho tiempo y espacio, las podemos resumir en tres:

> Seguridad: nuestros ficheros se encuentran más seguros en la Nube que en nuestros equipos porque los servidores están especialmente diseñados para la seguridad mientras que nuestros equipos son más vulnerables a ataques de virus, troyanos y toda clase de malware que circula por la Red.
Usando el símil del ponente de un Seminario sobre este tema en que he participado recientemente, nadie duda de que nuestro dinero esté más seguro en el Banco que en casa; pues el caso de nuestros datos no es diferente.

> Disponibilidad y accesibilidad: nuestros datos están disponibles a cualquier hora, desde cualquier lugar y dispositivo conectado a Internet.

> Facilidad de uso: aquí está la clave del gran éxito que está suponiendo esta tecnología; cualquier persona con unos mínimos conocimientos de informática a nivel de usuario puede utilizar y aprovechar todas las posibilidades que la Nube nos ofrece.

Empezar a usar la Nube

Todo lo dicho más arriba puede parecernos algo lejano y únicamente accesible para grandes empresas, pero la realidad es muy diferente por una característica que no he mencionado antes: la escalabilidad. Esto supone que podemos usar la Nube a distintos niveles según nuestras necesidades e ir adaptando su uso, ampliándolo o reduciéndolo, a medida que nuestra empresa lo requiera.

Muchos de nosotros llevamos tiempo usando a nivel particular estos recursos con buenos resultados: correo electrónico basado en la web y gratuito, que además incluye calendarios y espacio para almacenar ficheros con la posibilidad de compartirlos con otros usuarios. Un ejemplo muy claro es el archiconocido Google Docs que nos ofrecía incluso la posibilidad de crear, abrir y modificar ficheros con aplicaciones ofimáticas en línea.

Y ahora es el momento de comenzar a sacarle partido a esta tecnología a nivel de nuestras pequeñas empresas. La mayoría de estos servicios ofrecen versiones gratuitas con posiblidades más que interesantes para su uso empresarial, además de las versiones de pago mucho más completas y seguras.

Ejemplos más conocidos

+ DropBox: ofrece almacenamiento gratuito de 2 Gb. que puede ir creciendo hasta 16 si vamos invitando a otros usuarios a usar el servicio. Es multiplataforma pero no ofrece la posibiildad de editar archivos. www.dropbox.com

+ Google Drive: ha reemplazado a Google Docs y ofrece 5 Gb. de almacenamiento gratis además de su integración con Gmail y G+, además de permitir la edición de archivos en línea.

+ OneDrive de Microsoft: hasta hace poco llamado SkyDrive. A través del correo de Hotmail disponemos de hasta 7 Gb. de almacenamiento gratuito además de la posibilidad de usar online las últimas versiones del Office de Microsoft.

+ Ubuntu one: para los amantes de Linux, también disponible para Windows. Ofrece 5 Gb. gratis. (Deja de funcionar en junio de 2014. Anotación del 11/04/2014).

+ Box: es uno de los más populares ofreciendo 10 Gb. gratis.www.box.com

+ Mega: sucesor del intervenido Megaupload. Ofrece sólo almacenamiento, 50 Gb. gratis y lo que deseemos pagando.

Mecánica

La mayoría de estos servicios funciona de la misma forma:

1. Es necesario registrarse proporcionando una dirección de correo electrónico y estableciendo una contraseña para acceder.

2. Los que ofrecen sincronización de archivos, nos premiten descargarnos una pequeña aplicación que, una vez instalada en nuestro equipo, crea una carpeta donde colocaremos los ficheros que serán sincronizados con nuestro espacio en la Nube. Esto supone que dispongamos de una copia local y de otra remota a la que podemos acceder desde cualquier equipo con conexión, de manera que los cambios que hagamos actualizarán nuestra carpeta local en cuanto se encienda nuestro equipo.

Los que sólo ofrecen almacenamiento (como Mega), nos permiten acceder para subir o bajar los ficheros que necesitemos desde cualquier equipo.

Bueno, ya no tenemos ninguna excusa para no aprovechar las enormes posibilidades que nos ofrece la Nube.

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